KONSEP SISTEM INFORMASI LANJUT (ERP)

Pengertian ERP ?

’ERP is a complete enterprise wide business software solution. The ERP system consists of software support modules, such as: marketing and sales, field service, product design and development, production and inventory control, procurement, distribution, industrial facilities management, process design and development, manufacturing, quality, human resources, finance and accounting, and information services’

Daniel O’Leary :

’ERP systems are computer based systems designed to process an organization’s transactions and facilitate integrated and real-time planning, production, and customer response. In particular ERP systems will be assumed to have certain characteristics’

Dapat disimpulkan bahwa konsep ERP dikembangkan dengan latar belakang pemikiran perlunya dilakukan aktivitas pengintegrasian proses secara lintas fungsi di dalam perusahaan, agar dapat lebih responsif terhadap berbagai kebutuhan pelanggan atau “customer”. Dilibatkannya aplikasi atau software dalam konsep ERP adalah semata-mata karena perangkat teknologi tersebut dapat memberikan nilai tambah berupa: penghapusan proses-proses yang tidak perlu (process elimination), penyederhanaan proses-proses yang rumit atau bertele-tele (process simplification), penyatuan proses-proses yang redundan (process integration), dan pengotomatisasian proses-proses yang manual (process automation).

Sebagai tambahan, pengertian integrasi menyangkut hal-hal sebagai berikut:

Manfaat dari penggunaan ERP yaitu :

1) Mengintegrasikan data keuangan
2) Standarisasi proses opersi
3) Standarisasi Data dan Informasi

Keuntungan yag bisa di dapat dari pemanfaatan ERP yaitu
1)    Penurunan inventori
2)    Penurunan tenaga kerja secara total
3)    Peningkatan service level
4)    Peningkatan control keuangan
5)    Penurunan waktu yang dibutuhkan dalam mendapatkan informasi

Beberapa software untuk menjalankan prinsip ERP yaitu
1)    SAP
2)    JDE
3)    BAAN
4)    Oracle
5)    Compiere (open source)

Singkatannya SAP adalah System Application and Product in data processing. SAP adalah program yang diciptakan untuk membantu kelancaran sebuah organisasi/ perusahaan sehingga dapat mencapai efisiensi yang tinggi. SAP terdiri dari beberapa modul yang masing-masing memiliki kekhususan dalam aktifitasnya. Beberapa modul yang sering dikembangkan dalam suatu organisasi adalah SD – Sales & Distribution, adalah modul yang digunakan dalam peningkatan efisiensi pengelolaan customer order seperti proses order, pengiriman dan penagihan. Yang kedua adalah MM – Material Management, membantu menjalankan proses pembelian dan pengaturan sediaan barang. Disinilah implementasi system pergudangan dikembangkan dengan sebutan Warehouse Management System (WMS). Modul yang ketiga yang sering dikembangkan menyangkut Finance and Controlling disebut dengan FICO. Masih ada beberapa modul lagi yang menyangkut masalah Personalia (HR Management), transportasi, QM (Quality Management) dan AM (Asset Management).

Salah satu kelebihan yang dibanggakan didalam SAP adalah keintegrasian antar keseluruhan modul-modul diatas sehingga suatu proses tidak harus dijalankan berulang-ulang tetapi cukup dengan proses seperti ban berjalan. Integrasi dari system ini dimungkinkan dengan adanya dua macam source data di SAP, Master data dan Data transaksi.

SAP memang menciptakan urutan-urutan kerja yang tidak boleh diacak-acak. Semuanya harus berjalan dari A ke B, ke C dan akhirnya ke Z. Penundaan pada salah satu proses jelas akan berdampak pada ketidak lancaran pada proses selanjutnya. Dan masalah penundaan ini adalah masalah klasik di negeri ini sehingga alasan ini menjadi peringkat no 1 disini.

Masalah lainnya yang sering muncul adalah sulitnya melakukan koreksi setelah data dip roses di system. Memang benar ! Di SAP apapun yang dimasukan akan dijadikan source data yang kelak akan dipergunakan. Koreksi di SAP tidaklah semudah dengan membuka file master dan melakukan update, tetapi lebih cenderung pada proses sebagaimana anda melakukan kerja dari awal.

Identifikasi master data, seringkali menimbulkan masalah yang klasik juga. Keengganan staff dalam melakukan serah terima barang –misalnya– adalah alasan mengapa masalah ini duduk diurutan ke 3.
Orang sulit untuk berubah !. Pernyataan ini ada benarnya namun juga ada yang membantah dengan menyatakan bahwa selama penjelasan dan training yang dilakukan cukup maka perubahan pasti bisa diharapkan. Oleh karenanya alasan ini bisa menduduki tempat ke 4 namun bisa juga menjadi alasan utama mengenai kegagalan pengimplementasian SAP.

Alasan ke lima, mahal biayanya. Sekali lagi yang namanya system —apalagi terpadu seperti SAP— diperlukan investasi yang tidak sedikit pada hardware, software, license, maintenance dan brainware. Disinilah diperlukan analisa yang sangat dalam dan berjangka panjang untuk memutuskan perlu tidaknya penggunaan SAP ini. Memang SAP tergolong mahal dan hingga saat ini masih menduduki nomor pertama dalam investasinya dan hal ini sebanding dengan manfaat yang akan dipetik oleh perusahaan jika berhasil mempersiapkan SAP dengan baik … Smile And Proud.

Dikarenakan tingkat kesulitan dan kerumitan yang tinggi dalam perencanaannya maka banyak fihak yang memplesetkan SAP menjadi Setan Aja Pusing, Sit and Pray dsb.

Diperlukan tahapan-tahapan yang jelas dan ketat dalam mempersiapkan SAP. SAP bukan program yang siap dipakai, tetapi masih memerlukan penyesuaian dengan bisnis perusahaan yang akan digunakan.

Ada paling tidak 9 points yang harus dilakukan agar persiapan implementasi SAP berhasil dengan baik dan menggembirakan.5 alasan yang umum digunakan kenapa perusahaan tidak mau ber SAP, bukanlah alasan yang tidak bisa dirubah. Dengan melakukan analisa dan persiapan yang mendalam dan berjangka panjang, maka hasil terbaik akan dinikmati oleh seluruh jajaran perusahaan.

Modul-modul SAP adalah suatu group yang menangani transaksi-transaksi yang ada di SAP, berikut penjelasannya.

1. Sales Distribution (SD)
Modul SD adalah aplikasi/sistem komputer yang membantu mengoptimalkan tugas dan aktifitas di area sales, delivery dan billing (penagihan) ke pelanggan.

2. Material Management (MM)
Modul MM adalah aplikasi/sistem komputer yang membantu dalam proses pengadaan dan pengelolaan material yang berhubungan dengan operasi bisnis sehari-hari.

3. Production Planninf (PP)
Modul PP adalah aplikasi/sistem komputer yang membantu dalam perencanaan, pelaksanaan dan evaluasi proses produksi untuk barang setengah jadi maupun barang jadi.

4. Plant Maintenance (PM)
Modul PM adalah aplikasi/sistem komputer yang membantu dalam perencanaan, pelaksanaan dan evaluasi aktivitas pemeliharaan terhadap object (mesin produksi dan pendukungnya, utility, building, komputer, dll)

Jika SAP menekankan pada aspek kelengkapan dan keterpaduan seluruh modul aplikasi software yang ada di dalam produk ERP-nya maka JD. Edwards memiliki pandangan lain mengenai hal tersebut. Produk ERP dari JD. Edwards lebih mengedepankan aspek keluwesan (flexibility) dan keterbukaan (interoperability) antar modul aplikasi software di dalamnya. Jika menerapkan solusi ERP dari SAP, klien harus menggunakan modul-modul terstruktur yang dikembangkan secara internal dari vendor tersebut.

Sedangkan JD. Edwards mendukung dan mengakomodasi sistem yang mengintegrasikan berbagai modul-modul dari vendor berbeda yang diinginkan oleh pelanggannya. Hal ini tentunya sangat menguntungkan bagi para pelanggan yang ingin mengintegrasikan sistem yang sudah berjalan baik (running well) ke dalam sistem ERP dari JD. Edwards baik dari sisi waktu dan biaya.

Sistem yang diterapkan oleh JD. Edwards menggunakan arsitektur yang terpusat namun dalam pengolahan datanya terdistribusi serta didukung layanan fungsi penjelajah yang mengakses berbagai aplikasi software sistem informasi yang terintegrasi dalam jaringan komunikasi data elektronik perusahaan klien.

Selain itu dengan filosofi platform terbuka, produk ERP dari JD. Edwards mampu berjalan di hampir setiap jenis platform perangkat keras dan perangkat lunak yang ada. Filosofi platform terbuka dan karakteristik sistem terbuka antar modul aplikasi ini menjadi keunggulan dari produk ERP yang dikembangkan oleh JD. Edwards. Filosofi dan karakteristik tersebut menjadi solusi bagi perusahaan-perusahaan yang masih berkembang. Selama ini mayoritas produk ERP dari berbagai vendor hanya menyediakan kemudahan dalam instalasi, konfigurasi dan penyesuaian (customizing) di awal implementasi.

Seandainya terjadi perubahan di perusahaan yang berdampak harus diubahnya sistem ERP yang ada maka sering terjadi kesulitan yang cukup tinggi dalam mengubahnya. Bahkan di beberapa kasus, hal tersebut menyebabkan harus dilakukan pembangunan ulang atas sistem ERP yang sudah ada. Maka produk ERP dari JD. Edwards ini sangat cocok bagi perusahaan-perusahaan yang masih berkembang dan sebelumnya sudah banyak mengembangkan berbagai aplikasi software bagi sistem informasi manajemennya.

Berbicara mengenai masalah keluwesan dan modularitas yang diusung oleh produk ERP dari JD. Edwards maka gambaran berikut mungkin dapat memberikan bayangan tentang keunggulan sistem tersebut.

Dari sisi antar muka pengguna (user interface) saja, para pengguna dapat melakukan pengaturan tata-letak (layout) hingga detil warna dari tampilan aplikasinya.

Bahkan dengan kemudahan fungsionalnya, para manajer bisnis yang mungkin literasi teknisnya di bidang teknologi informasi masih minim, dapat mengakses langsung konfigurasi sistem ERP-nya.

Dengan demikian hal tersebut akan mendorong terbentuknya rasa memiliki yang dalam atas sistem ERP yang ada di setiap penggunanya.

Hal ini disebabkan mereka dapat dengan mudah mengatur konfigurasi sistemnya sesuai dengan kebutuhan dan seleranya tanpa harus menunggu tim pendukung teknis melakukannya untuk mereka.

Sedangkan dari sisi modularitas sebenarnya hampir sama dengan produk-produk ERP dari vendor lainnya.

Yaitu adanya pilihan untuk menggunakan modul-modul tertentu saja yang memang diperlukan oleh klien.

Keunggulan modularitas tersebut terlihat saat masa implementasi hingga running-well.

Selama masa implementasi, klien diminta untuk menggunakan Industry Pratice Modules (IMP) yang dikembangkan oleh JD. Edwards. Hal ini tentunya sangat menghemat waktu dan biaya karena lebih mudah bagi para pengguna memberikan masukan kepada vendor tentang aplikasi software yang mereka inginkan berdasarkan interaksinya dengan IMP. Masukan-masukan tersebut kemudian dieksekusi dengan memodifikasi modul-modul yang ada dalam IMP hingga tercapainya praktek terbaik yang diinginkan oleh pelanggan dari sistem ERP yang dibangun.

Vendor Baan mungkin masih terdengar asing sebagai pengembang solusi ERP di negara ini. Padahal perusahaan ini sudah berdiri sejak tahun 1978 oleh dua orang warga negara Belanda, Jan dan Paul Baan. Baan adalah vendor spesialis solusi ERP yang sudah beroperasi lebih di 80 negara dan salah satu pemimpin produk terkemuka di Eropa. Produk ERP dari Baan dikembangkan dengan konsep arsitektur terbuka yang tentu saja menyebabkan para kliennya dapat melakukan konfigurasi berbagai aplikasi supaya dapat beroperasi bersama dengan sistem internal yang sudah ada.

Keunggulan dari produk ERP-nya adalah best application class, evergreen delivery dan maintenance and workflow modelling module. Best application class adalah metode yang dikembangkan oleh Baan dimana produk ERP adalah hasil rakitan dari berbagai komponen terbaik di kelasnya. Komponen aplikasi terbaik di kelasnya tersebut dijamin dengan dukungan diterbitkannya versi terbarunya secara berkelanjutan. Para pengguna jasa dapat memilih solusi aplikasi software canggih milik Baan yang didukung oleh ratusan mitra pengembang teknologi yang bekerja sama dengannya.

Sehingga para klien dapat secara efektif melakukan penyesuaian fungsi ERP lembaganya dengan memilih solusi-solusi terbaik dari ratusan vendor pendukung sehingga dapat cocok dengan business roles yang ada.
Konsep evergreen delivery memberikan dampak tersedianya berbagai komponen aplikasi canggih baru secara berkelanjutan hasil kesepakatan kerja sama antara Baan dengan para mitra pengembang teknologinya.

Sedangkan dari sisi keunikan produk, Baan memiliki dua modul khusus industri yaitu Baan DEMse dan Baan Maintenance. Kedua modul khusus tersebut tentunya menyebabkan Baan dapat melayani kebutuhan tertentu bagi para pelanggannya. Dimana Baan Maintenance adalah modul khusus bagi industri dirgantara dan Baan DEMse adalah modul khusus yang dapat melakukan pemodelan secara grafis untuk memberikan gambaran pengendalian bisnis.

Pada awalnya Oracle adalah perusahaan pengembang aplikasi database software yang dapat digunakan untuk mengembangkan sistem informasi dengan basis data terpusat.

Oracle adalah aplikasi database yang pertama kali mengadopsi SQL (structure query language) yang menjadi standar bahasa bagi berbagai DBMS (data base management system) modern.

Saat ini Oracle yang didirikan pada tahun 1977 tersebut sudah mengembangkan banyak sekali alat pengembangan aplikasi (applicaton development tools) yang handal dan fungsional selain aplikasi DBMS-nya.

Berbekal hal-hal tersebut maka Oracle menawarkan berbagai produk dalam bentuk suite package ERP yang didukung dengan layanan konsultansi, pendidikan dan dukungan sistem di hampir setiap negara di dunia.

Hal unik yang ada saat ini adalah fakta bahwa hampir seluruh produk ERP dari kompetitor Oracle ternyata framework basis datanya menggunakan produk DBMS dari Oracle!

Keunggulan utama dari produk ERP hasil pengembangan Oracle adalah fokusnya pada solusi e-business terdepan.

Dengan kemudahan pengelolaannya yang berbasis internet maka Oracle melampui banyak vendor produk ERP standar yang masih berbasis client-server.

Compiere adalah salah satu piranti lunak Enterprise Resource Planning (ERP) berbasiskan Open Source yang dapat diimplementasikan pada perusahaan, terutama perusahaan distribusi. Bahkan Lilian Too yang merupakan pakar FengShui menggunakan sistem ini untuk distribusi semua produk FengShui-nya, keseluruh dunia.

Contoh lainnya, dengan menggabungkan teknologi Compiere versi HTML dan Compiere versi Desktop, Badan Urusan Logistik (Bulog) Malaysia menggunakan Compiere untuk implementasi beras di Malaysia. Sedangkan di Indonesia, beberapa perusahaan manufaktur di Indonesia sudah banyak yang menggunakannya.

Compiere dilengkapi dengan beberapa fitur, semisal Inventory Management, Purchasing, Sales Order, Account Payable, Account Receivable dan General Ledger sebagai pondasinya. Didukung dengan kemampuan multi currency, multi company dan multi language, Compiere sangat cocok bagi perusahaan-perusahaan berbentuk group of companies, yang lazim di Indonesia.

Kemampuan Compiere yang memungkinkan untuk dibongkar-pasang serta di kustomisasi menjadikannya ERP salah satu produk yang unik di pasaran. Maklum, ERP lainnya terutama yang kelas dunia, bangga dengan solusi proses bisnisnya yang kelas dunia, sehingga perusahaan harus mengadopsinya tanpa ada kompromi Kalaupun bisa dikustomisasi, sangat mahal investasinya, dan terkadang menggunakan teknologi tertutup.

Infrastruktur di dalam Compiere memungkinkan pengembangan aplikasi di atas tanpa harus membutuhkan seorang yang ahli dalam pemrograman Java sekalipun. Ini juga positioning yang baru bagi pasar aplikasi integrasi.

Dengan beberapa karakteristik diatas, Compiere juga dianggap sebagai sebuah framework pengembangan, artinya kita dapat membuang semua kemampuan ERPnya, lalu kita mengembangkan module dari nol, dengan hanya mengadopsi arsitektur keamanan modulenya.

Solusi ini sebenarnya cara paling mudah bagi mereka yang ingin mengembangkan aplikasi desktop atau web, tetapi tak memiliki resource yang cukup misalnya keterbatasan pada tim pengembangan Java. Posisi Compiere sebenarnya dapat disetarakan dengan produkNetbeans yang dikembangkan oleh Sun maupun Eclipse RCP yang diinisialisasi oleh IBM.

Dan satu hal lagi, Compiere juga jalan di semua sistem operasi terkenal diantaranya Solaris, Linux, Unix, AIX, AS/400 dan tentu saja Windows.