Enterprise Resource Planning
Pengertian ERP ?
’ERP is a complete enterprise wide business software solution. The
ERP system consists of software support modules, such as: marketing and
sales, field service, product design and development, production and
inventory control, procurement, distribution, industrial facilities
management, process design and development, manufacturing, quality,
human resources, finance and accounting, and information services’
Daniel O’Leary :
’ERP systems are computer based systems designed to process an
organization’s transactions and facilitate integrated and real-time
planning, production, and customer response. In particular ERP systems
will be assumed to have certain characteristics’
Dapat disimpulkan bahwa konsep ERP
dikembangkan dengan latar belakang pemikiran perlunya dilakukan
aktivitas pengintegrasian proses secara lintas fungsi di dalam
perusahaan, agar dapat lebih responsif terhadap berbagai kebutuhan
pelanggan atau “customer”. Dilibatkannya aplikasi atau software dalam
konsep ERP adalah semata-mata karena perangkat teknologi tersebut dapat
memberikan nilai tambah berupa: penghapusan proses-proses yang tidak
perlu (process elimination), penyederhanaan proses-proses yang rumit
atau bertele-tele (process simplification), penyatuan proses-proses yang
redundan (process integration), dan pengotomatisasian proses-proses
yang manual (process automation).
Sebagai tambahan, pengertian integrasi menyangkut hal-hal sebagai berikut:
- Penghubungan antar berbagai aliran proses bisnis.
- Teknik komunikasi.
- Sinkronisasi operasi bisnis.
- Koordinasi operasi bisnis.
Manfaat dari penggunaan ERP yaitu :
1) Mengintegrasikan data keuangan
2) Standarisasi proses opersi
3) Standarisasi Data dan Informasi
Keuntungan yag bisa di dapat dari pemanfaatan ERP yaitu
1) Penurunan inventori
2) Penurunan tenaga kerja secara total
3) Peningkatan service level
4) Peningkatan control keuangan
5) Penurunan waktu yang dibutuhkan dalam mendapatkan informasi
Beberapa software untuk menjalankan prinsip ERP yaitu
1) SAP
2) JDE
3) BAAN
4) Oracle
5) Compiere (open source)
SAP
Singkatannya SAP adalah System Application and Product in data
processing. SAP adalah program yang diciptakan untuk membantu kelancaran
sebuah organisasi/ perusahaan sehingga dapat mencapai efisiensi yang
tinggi. SAP terdiri dari beberapa modul yang masing-masing memiliki
kekhususan dalam aktifitasnya. Beberapa modul yang sering dikembangkan
dalam suatu organisasi adalah SD – Sales & Distribution, adalah
modul yang digunakan dalam peningkatan efisiensi pengelolaan customer
order seperti proses order, pengiriman dan penagihan. Yang kedua adalah
MM – Material Management, membantu menjalankan proses pembelian dan
pengaturan sediaan barang. Disinilah implementasi system pergudangan
dikembangkan dengan sebutan Warehouse Management System (WMS). Modul
yang ketiga yang sering dikembangkan menyangkut Finance and Controlling
disebut dengan FICO. Masih ada beberapa modul lagi yang menyangkut
masalah Personalia (HR Management), transportasi, QM (Quality
Management) dan AM (Asset Management).
Salah satu kelebihan yang dibanggakan didalam SAP adalah keintegrasian antar keseluruhan modul-modul diatas sehingga suatu proses tidak harus dijalankan berulang-ulang tetapi cukup dengan proses seperti ban berjalan. Integrasi dari system ini dimungkinkan dengan adanya dua macam source data di SAP, Master data dan Data transaksi.
SAP memang menciptakan urutan-urutan kerja yang tidak boleh
diacak-acak. Semuanya harus berjalan dari A ke B, ke C dan akhirnya ke
Z. Penundaan pada salah satu proses jelas akan berdampak pada ketidak
lancaran pada proses selanjutnya. Dan masalah penundaan ini adalah
masalah klasik di negeri ini sehingga alasan ini menjadi peringkat no 1
disini.
Masalah lainnya yang sering muncul adalah sulitnya melakukan koreksi setelah data dip roses di system. Memang benar ! Di SAP apapun yang dimasukan akan dijadikan source data yang kelak akan dipergunakan. Koreksi di SAP tidaklah semudah dengan membuka file master dan melakukan update, tetapi lebih cenderung pada proses sebagaimana anda melakukan kerja dari awal.
Identifikasi master data, seringkali menimbulkan masalah yang klasik juga. Keengganan staff dalam melakukan serah terima barang –misalnya– adalah alasan mengapa masalah ini duduk diurutan ke 3.
Orang sulit untuk berubah !. Pernyataan ini ada benarnya namun juga ada yang membantah dengan menyatakan bahwa selama penjelasan dan training yang dilakukan cukup maka perubahan pasti bisa diharapkan. Oleh karenanya alasan ini bisa menduduki tempat ke 4 namun bisa juga menjadi alasan utama mengenai kegagalan pengimplementasian SAP.
Alasan ke lima, mahal biayanya. Sekali lagi yang namanya system —apalagi terpadu seperti SAP— diperlukan investasi yang tidak sedikit pada hardware, software, license, maintenance dan brainware. Disinilah diperlukan analisa yang sangat dalam dan berjangka panjang untuk memutuskan perlu tidaknya penggunaan SAP ini. Memang SAP tergolong mahal dan hingga saat ini masih menduduki nomor pertama dalam investasinya dan hal ini sebanding dengan manfaat yang akan dipetik oleh perusahaan jika berhasil mempersiapkan SAP dengan baik … Smile And Proud.
Dikarenakan tingkat kesulitan dan kerumitan yang tinggi dalam
perencanaannya maka banyak fihak yang memplesetkan SAP menjadi Setan Aja
Pusing, Sit and Pray dsb.
Diperlukan tahapan-tahapan yang jelas dan ketat dalam mempersiapkan SAP. SAP bukan program yang siap dipakai, tetapi masih memerlukan penyesuaian dengan bisnis perusahaan yang akan digunakan.
Ada paling tidak 9 points yang harus dilakukan agar persiapan implementasi SAP berhasil dengan baik dan menggembirakan.5 alasan yang umum digunakan kenapa perusahaan tidak mau ber SAP, bukanlah alasan yang tidak bisa dirubah. Dengan melakukan analisa dan persiapan yang mendalam dan berjangka panjang, maka hasil terbaik akan dinikmati oleh seluruh jajaran perusahaan.
Modul-modul SAP adalah suatu group yang menangani transaksi-transaksi yang ada di SAP, berikut penjelasannya.
1. Sales Distribution (SD)
Modul SD adalah aplikasi/sistem komputer yang membantu mengoptimalkan tugas dan aktifitas di area sales, delivery dan billing (penagihan) ke pelanggan.
Modul SD adalah aplikasi/sistem komputer yang membantu mengoptimalkan tugas dan aktifitas di area sales, delivery dan billing (penagihan) ke pelanggan.
2. Material Management (MM)
Modul MM adalah aplikasi/sistem komputer yang membantu dalam proses pengadaan dan pengelolaan material yang berhubungan dengan operasi bisnis sehari-hari.
Modul MM adalah aplikasi/sistem komputer yang membantu dalam proses pengadaan dan pengelolaan material yang berhubungan dengan operasi bisnis sehari-hari.
3. Production Planninf (PP)
Modul PP adalah aplikasi/sistem komputer yang membantu dalam perencanaan, pelaksanaan dan evaluasi proses produksi untuk barang setengah jadi maupun barang jadi.
Modul PP adalah aplikasi/sistem komputer yang membantu dalam perencanaan, pelaksanaan dan evaluasi proses produksi untuk barang setengah jadi maupun barang jadi.
4. Plant Maintenance (PM)
Modul PM adalah aplikasi/sistem komputer yang membantu dalam perencanaan, pelaksanaan dan evaluasi aktivitas pemeliharaan terhadap object (mesin produksi dan pendukungnya, utility, building, komputer, dll)
Modul PM adalah aplikasi/sistem komputer yang membantu dalam perencanaan, pelaksanaan dan evaluasi aktivitas pemeliharaan terhadap object (mesin produksi dan pendukungnya, utility, building, komputer, dll)
JD. Edwards
Jika SAP menekankan pada aspek kelengkapan dan keterpaduan seluruh
modul aplikasi software yang ada di dalam produk ERP-nya maka JD.
Edwards memiliki pandangan lain mengenai hal tersebut. Produk ERP dari JD. Edwards lebih mengedepankan aspek keluwesan
(flexibility) dan keterbukaan (interoperability) antar modul aplikasi
software di dalamnya. Jika menerapkan solusi ERP dari SAP, klien harus menggunakan
modul-modul terstruktur yang dikembangkan secara internal dari vendor
tersebut.
Sedangkan JD. Edwards mendukung dan mengakomodasi sistem yang
mengintegrasikan berbagai modul-modul dari vendor berbeda yang
diinginkan oleh pelanggannya. Hal ini tentunya sangat menguntungkan bagi para pelanggan yang ingin
mengintegrasikan sistem yang sudah berjalan baik (running well) ke dalam
sistem ERP dari JD. Edwards baik dari sisi waktu dan biaya.
Sistem yang diterapkan oleh JD. Edwards menggunakan arsitektur yang
terpusat namun dalam pengolahan datanya terdistribusi serta didukung
layanan fungsi penjelajah yang mengakses berbagai aplikasi software
sistem informasi yang terintegrasi dalam jaringan komunikasi data
elektronik perusahaan klien.
Selain itu dengan filosofi platform terbuka, produk ERP dari JD.
Edwards mampu berjalan di hampir setiap jenis platform perangkat keras
dan perangkat lunak yang ada. Filosofi platform terbuka dan karakteristik sistem terbuka antar
modul aplikasi ini menjadi keunggulan dari produk ERP yang dikembangkan
oleh JD. Edwards. Filosofi dan karakteristik tersebut menjadi solusi bagi perusahaan-perusahaan yang masih berkembang. Selama ini mayoritas produk ERP dari berbagai vendor hanya
menyediakan kemudahan dalam instalasi, konfigurasi dan penyesuaian
(customizing) di awal implementasi.
Seandainya terjadi perubahan di perusahaan yang berdampak harus
diubahnya sistem ERP yang ada maka sering terjadi kesulitan yang cukup
tinggi dalam mengubahnya. Bahkan di beberapa kasus, hal tersebut
menyebabkan harus dilakukan pembangunan ulang atas sistem ERP yang sudah
ada. Maka produk ERP dari JD. Edwards ini sangat cocok bagi
perusahaan-perusahaan yang masih berkembang dan sebelumnya sudah banyak
mengembangkan berbagai aplikasi software bagi sistem informasi
manajemennya.
Berbicara mengenai masalah keluwesan dan modularitas yang diusung
oleh produk ERP dari JD. Edwards maka gambaran berikut mungkin dapat
memberikan bayangan tentang keunggulan sistem tersebut.
Dari sisi antar muka pengguna (user interface) saja, para pengguna
dapat melakukan pengaturan tata-letak (layout) hingga detil warna dari
tampilan aplikasinya.
Bahkan dengan kemudahan fungsionalnya, para manajer bisnis yang
mungkin literasi teknisnya di bidang teknologi informasi masih minim,
dapat mengakses langsung konfigurasi sistem ERP-nya.
Dengan demikian hal tersebut akan mendorong terbentuknya rasa
memiliki yang dalam atas sistem ERP yang ada di setiap penggunanya.
Hal ini disebabkan mereka dapat dengan mudah mengatur konfigurasi
sistemnya sesuai dengan kebutuhan dan seleranya tanpa harus menunggu tim
pendukung teknis melakukannya untuk mereka.
Sedangkan dari sisi modularitas sebenarnya hampir sama dengan produk-produk ERP dari vendor lainnya.
Yaitu adanya pilihan untuk menggunakan modul-modul tertentu saja yang memang diperlukan oleh klien.
Keunggulan modularitas tersebut terlihat saat masa implementasi hingga running-well.
Selama masa implementasi, klien diminta untuk menggunakan Industry
Pratice Modules (IMP) yang dikembangkan oleh JD. Edwards. Hal ini
tentunya sangat menghemat waktu dan biaya karena lebih mudah bagi para
pengguna memberikan masukan kepada vendor tentang aplikasi software yang
mereka inginkan berdasarkan interaksinya dengan IMP. Masukan-masukan tersebut kemudian dieksekusi dengan memodifikasi
modul-modul yang ada dalam IMP hingga tercapainya praktek terbaik yang
diinginkan oleh pelanggan dari sistem ERP yang dibangun.
BAAN
Vendor Baan mungkin masih terdengar asing sebagai pengembang solusi ERP di negara ini. Padahal perusahaan ini sudah berdiri sejak tahun 1978 oleh dua orang warga negara Belanda, Jan dan Paul Baan. Baan adalah vendor spesialis solusi ERP yang sudah beroperasi lebih di
80 negara dan salah satu pemimpin produk terkemuka di Eropa.
Produk ERP dari Baan dikembangkan dengan konsep arsitektur terbuka yang
tentu saja menyebabkan para kliennya dapat melakukan konfigurasi
berbagai aplikasi supaya dapat beroperasi bersama dengan sistem internal
yang sudah ada.
Keunggulan dari produk ERP-nya adalah best application class, evergreen delivery dan maintenance and workflow modelling module. Best application class adalah metode yang dikembangkan oleh Baan dimana produk ERP adalah hasil rakitan dari berbagai komponen terbaik di kelasnya. Komponen aplikasi terbaik di kelasnya tersebut dijamin dengan dukungan diterbitkannya versi terbarunya secara berkelanjutan. Para pengguna jasa dapat memilih solusi aplikasi software canggih milik Baan yang didukung oleh ratusan mitra pengembang teknologi yang bekerja sama dengannya.
Sehingga para klien dapat secara efektif melakukan penyesuaian fungsi ERP lembaganya dengan memilih solusi-solusi terbaik dari ratusan vendor pendukung sehingga dapat cocok dengan business roles yang ada.
Konsep evergreen delivery memberikan dampak tersedianya berbagai komponen aplikasi canggih baru secara berkelanjutan hasil kesepakatan kerja sama antara Baan dengan para mitra pengembang teknologinya.
Sedangkan dari sisi keunikan produk, Baan memiliki dua modul khusus industri yaitu Baan DEMse dan Baan Maintenance. Kedua modul khusus tersebut tentunya menyebabkan Baan dapat melayani kebutuhan tertentu bagi para pelanggannya. Dimana Baan Maintenance adalah modul khusus bagi industri dirgantara dan Baan DEMse adalah modul khusus yang dapat melakukan pemodelan secara grafis untuk memberikan gambaran pengendalian bisnis.
Oracle
Pada awalnya Oracle adalah perusahaan pengembang aplikasi database
software yang dapat digunakan untuk mengembangkan sistem informasi
dengan basis data terpusat.
Oracle adalah aplikasi database yang pertama kali mengadopsi SQL
(structure query language) yang menjadi standar bahasa bagi berbagai
DBMS (data base management system) modern.
Saat ini Oracle yang didirikan pada tahun 1977 tersebut sudah
mengembangkan banyak sekali alat pengembangan aplikasi (applicaton
development tools) yang handal dan fungsional selain aplikasi DBMS-nya.
Berbekal hal-hal tersebut maka Oracle menawarkan berbagai produk
dalam bentuk suite package ERP yang didukung dengan layanan konsultansi,
pendidikan dan dukungan sistem di hampir setiap negara di dunia.
Hal unik yang ada saat ini adalah fakta bahwa hampir seluruh produk
ERP dari kompetitor Oracle ternyata framework basis datanya menggunakan
produk DBMS dari Oracle!
Keunggulan utama dari produk ERP hasil pengembangan Oracle adalah fokusnya pada solusi e-business terdepan.
Dengan kemudahan pengelolaannya yang berbasis internet maka Oracle
melampui banyak vendor produk ERP standar yang masih berbasis
client-server.
Compiere
Compiere adalah salah satu piranti lunak Enterprise Resource
Planning (ERP) berbasiskan Open Source yang dapat diimplementasikan pada
perusahaan, terutama perusahaan distribusi. Bahkan Lilian Too yang
merupakan pakar FengShui menggunakan sistem ini untuk distribusi semua
produk FengShui-nya, keseluruh dunia.
Contoh lainnya, dengan menggabungkan teknologi Compiere versi HTML
dan Compiere versi Desktop, Badan Urusan Logistik (Bulog) Malaysia
menggunakan Compiere untuk implementasi beras di Malaysia. Sedangkan di
Indonesia, beberapa perusahaan manufaktur di Indonesia sudah banyak yang
menggunakannya.
Compiere dilengkapi dengan beberapa fitur, semisal Inventory
Management, Purchasing, Sales Order, Account Payable, Account Receivable
dan General Ledger sebagai pondasinya. Didukung dengan kemampuan multi
currency, multi company dan multi language, Compiere sangat cocok bagi
perusahaan-perusahaan berbentuk group of companies, yang lazim di Indonesia.
Kemampuan Compiere yang memungkinkan untuk dibongkar-pasang serta di
kustomisasi menjadikannya ERP salah satu produk yang unik di pasaran.
Maklum, ERP lainnya terutama yang kelas dunia, bangga dengan solusi
proses bisnisnya yang kelas dunia, sehingga perusahaan harus
mengadopsinya tanpa ada kompromi Kalaupun bisa dikustomisasi, sangat
mahal investasinya, dan terkadang menggunakan teknologi tertutup.
Infrastruktur di dalam Compiere memungkinkan pengembangan aplikasi di
atas tanpa harus membutuhkan seorang yang ahli dalam pemrograman Java
sekalipun. Ini juga positioning yang baru bagi pasar aplikasi integrasi.
Dengan beberapa karakteristik diatas, Compiere juga dianggap sebagai
sebuah framework pengembangan, artinya kita dapat membuang semua
kemampuan ERPnya, lalu kita mengembangkan module dari nol, dengan hanya
mengadopsi arsitektur keamanan modulenya.
Solusi ini sebenarnya cara paling mudah bagi mereka yang ingin mengembangkan aplikasi desktop atau web, tetapi tak memiliki resource
yang cukup misalnya keterbatasan pada tim pengembangan Java. Posisi
Compiere sebenarnya dapat disetarakan dengan produkNetbeans yang
dikembangkan oleh Sun maupun Eclipse RCP yang diinisialisasi oleh IBM.
Dan satu hal lagi, Compiere juga jalan di semua sistem operasi
terkenal diantaranya Solaris, Linux, Unix, AIX, AS/400 dan tentu saja
Windows.